Der Helfer des Helfers: Projektmanagement-Software

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Zu sagen, dass man heutzutage nur die Zeitung aufschlagen muss, um gute Gründe für ein kompetentes Projektmanagement in Unternehmen zu finden, mag sich polemisch und vereinfachend anhören. Doch bei diversen Großbauprojekten war genau der Mangel eines solchen planenden Elements der falsche Punkt, an dem gespart wurde. Wer heutzutage erfolgreich Geschäftsprojekte durchführen möchte, kommt daher am Stichwort „Projektmanagement“ nicht vorbei – und damit auch nicht an entsprechenden Software-Tools.

© everythingpossible - fotolia.com

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Immer nützlicher, immer wichtiger

Ein gutes Projektmanagement vermeidet Kosten, steigert die Effizienz und erlaubt ein Maximum an Flexibilität. Aus diesen Gründen greifen immer mehr Unternehmen zu einer entsprechenden Software. Diese hilft nicht nur beim Managen, sondern ist auch essenziell. Denn heutzutage haben Geschäftsprojekte eine Komplexität erreicht, bei der der menschliche Verstand und herkömmliche Programme zwangsläufig scheitern. So war laut einer Studie der InLoox GmbH und der Ludwig-Maximilians-Universität (LMU) München von 2014 der Bedarf an Übersicht mit Abstand der Hauptgrund für den Erwerb einer PM-Software. Weitere wichtige Gründe waren falsche Auslastung und fehlende Dokumentation. All die gerade genannten Faktoren können im schlimmsten Fall Geld- und Ressourcengräber von unvorstellbaren Ausmaßen sein. Gardner und der Standish Group haben ermittelt, dass 2008 allein im IT- Bereich durch das Beheben von fehlerhaftem Management Kosten im dreistelligen Milliardenbereich angefallen sind.

Die Vorteile im Überblick:

  • Übersicht
  • Schnelligkeit
  • Flexibilität
  • Effizienzsteigerung
  • Kostenvermeidung

Potential und Vielfalt

Doch PM-Software ist auch eine zukunftsträchtige Investition. Die Schnelligkeit und Übersichtlichkeit, die sie ermöglichen, werden für die Effizienz immer mehr an Wichtigkeit gewinnen. Und auch das Thema „Flexibilität“ wird laut der InLoox/LMA-Studie einen immer größeren Stellenwert bekommen. Egal, von wo Manager auf welchen Geräten arbeiten – die Software zieht mit und erlaubt mit Cloud- und Browseranbindungen von nahezu allen Systemen. Mittlerweile sollte bei der riesigen Auswahl jedes Unternehmen die passende Softwarelösung finden können: Je nach Art und Größe der Firma bieten sich eine Reihe von Möglichkeiten an, die die unterschiedlichsten Bedürfnisse befriedigen. So gibt es Lösungen, die für mittelständische Unternehmen optimiert sind, ebenso wie Tools, die verstärkt die Teameinbindung unterstützt oder sogar dem Kunden begrenzten Zugang gewährt. Andere Programme sind wiederum auf spezielle Branchen wie zum Beispiel Werbeagenturen zugeschnitten.

Der Faktor Mensch: Was noch zu tun ist

Jedoch bergen sowohl Projektmanagement und die entsprechende Software nicht nur Lösungen, sondern auch Probleme. So beklagten sich in der InLoox/LMA-Studie Probanden über mangelnde Anpassungsfähigkeit und Nutzerfreundlichkeit. Und da ist natürlich noch die Tatsache, dass ein Tool den Manager unterstützt und nicht ersetzt. Sitzt ein schlechter Projektmanager vor dem Programm, wird dabei nicht automatisch ein gutes Projekt herauskommen. Doch das Problem zieht noch weitere Kreise – und die führen noch weiter aus dem Einflussbereich des Programms: Wie der Coach und Berater Uwe Techt im Interview mit cio.de verrät, stehen Projektmanager oft vor Schwierigkeiten, wenn es um die Verantwortung seiner Kapazitäten geht. Zum Beispiel laufen vom Manager offengelegte freie Kapazitäten Gefahr, abgebaut zu werden, wenn sie aufgrund von kurzfristiger, natürlich auftretender Unterbelastung nicht zugeteilt sind. Das Umdenken muss also noch stattfinden – sowohl in der realen als auch in der virtuellen Welt.

 

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